「とりあえず複合機」を見直すと、毎月いくら変わるのか

オフィスの隅に当たり前のように置かれている複合機。多くの会社で、その契約内容を最後にきちんと確認したのがいつだったか、すぐに答えられる方はそう多くありません。リース期間は5年や6年と長く、契約した当時の担当者がもう退職している、というケースも珍しくないのです。

複合機のコストは、本体のリース料と、印刷した枚数に応じてかかる「カウンター料金」の二本立てになっているのが一般的です。このうち見落とされがちなのがカウンター料金です。モノクロ1枚あたり数円、カラー1枚あたり十数円といった単価は、一枚ずつ見れば小さな金額ですが、月に数千枚を印刷する事務所であれば、年間で十数万円から数十万円という規模になっていきます。

私たちがご相談を受けて契約書を拝見すると、印刷枚数が当初の想定より大きく減っているのに、最低印刷枚数の取り決めだけが残っていて、使っていない分まで支払い続けていた、という状況に出会うことがあります。ペーパーレス化が進んだ結果、かえって契約が実態と合わなくなっていた、というわけです。

では、すぐに買い替えるべきかというと、必ずしもそうとは限りません。リースの残期間によっては、途中で解約すると残りの料金を一括で求められ、かえって負担が増えることもあります。大切なのは「今すぐ替える」か「我慢して使い続ける」かの二択で考えないことです。残期間、月々の印刷実態、保守の手厚さ、そして次の更新時期。これらを一度紙に書き出して並べてみるだけでも、判断の材料はかなり整理されます。

私たちがこの領域でお手伝いするとき、いきなり機種の提案から入ることはありません。まずは現在の契約書とこの数か月の請求明細を見せていただき、「今、何にいくら払っているのか」を一緒に確認するところから始めます。数字が見えてはじめて、見直す価値があるのか、それとも今の契約が実は妥当なのかが分かるからです。結果として「今のままで問題ありません」とお伝えすることも、正直に申し上げてよくあります。

複合機は、毎日使うのに見直す機会が一番訪れにくい設備かもしれません。だからこそ、リースの更新が近づいたタイミングや、人員・印刷量が変わったタイミングは、契約を点検するちょうどよい節目になります。大きな決断をする前に、まず今の数字を眺めてみる。そこから始めてみてはいかがでしょうか。